Ochrana osobných údajov

Informácie o spracúvaní osobných údajov

Centrum sociálnych služieb – SLOVEN

v zmysle NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Naše identifikačné údaje

Osobné údaje dotknutých osôb spracúvame v Centre sociálnych služieb – SLOVEN, 01854 Slavnica, Slavnica 68, IČO: 00 63 24 06.

Kontaktné údaje našej zodpovednej osoby

Výkonom dohľadu nad spracúvaním osobných údajov sme poverili zodpovednú osobu, na ktorú sa môžete s otázkami ochrany vašich osobných údajov kedykoľvek obrátiť, a to:

poštou: na adrese Centrum sociálnych služieb – SLOVEN, Slavnica 68, 018 54 Slavnica
telefonicky: 0948 268 523

Zásady spracúvania osobných údajov

Ochrana vašich osobných údajov je pre nás veľmi dôležitá. Preto sme prijali rôzne opatrenia technického, organizačného a personálneho charakteru.

Pri spracúvaní osobných údajov naši zamestnanci dodržiavajú tieto základné zásady spracúvania:

Zásada zákonnosti, spravodlivosti a transparentnosti

Osobné údaje musia byť vždy spracúvané zákonným spôsobom, spravodlivo a transparentne vo vzťahu k dotknutej osobe. Spracúvanie je zákonné iba vtedy a iba v tom rozsahu, keď je splnená aspoň jedna z týchto podmienok:

dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely (podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov);
spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy (podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov);
spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa (podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov);
spracúvanie je nevyhnutné, aby sa chránili životne dôležité záujmy dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby (podľa čl. 6 ods. 1 písm. d) všeobecného nariadenia o ochrane údajov);
spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi (podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) všeobecného nariadenia o ochrane údajov);
spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobu dieťa (podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nariadenia o ochrane údajov).

Zásada obmedzenia účelu

Osobné údaje musia byť získavané na konkrétne určené, výslovne uvedené a legitímne účely a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmito účelmi; ďalšie spracúvanie na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či štatistické účely sa v súlade s článkom 89 ods. 1 všeobecného nariadenia o ochrane údajov nepovažuje za nezlučiteľné s pôvodnými účelmi.

Zásada minimalizácie údajov

Osobné údaje musia byť primerané, relevantné a obmedzené na rozsah, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré sa spracúvajú.

Zásada správnosti

Osobné údaje musia byť správne a podľa potreby aktualizované; musia sa prijať všetky potrebné opatrenia, aby sa zabezpečilo, že sa osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, bezodkladne vymažú alebo opravia.

Zásada minimalizácie uchovávania

Osobné údaje musia byť uchovávané vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú; osobné údaje sa môžu uchovávať dlhšie, pokiaľ sa budú spracúvať výlučne na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely v súlade s článkom 89 ods. 1 všeobecného nariadenia o ochrane údajov za predpokladu prijatia primeraných technických a organizačných opatrení vyžadovaných týmto nariadením na ochranu práv a slobôd dotknutých osôb.

Zásada integrity a dôvernosti

Osobné údaje musia byť spracované spôsobom, ktorý zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov, vrátane ochrany pred neoprávneným alebo nezákonným spracúvaním a náhodnou stratou, zničením alebo poškodením, a to prostredníctvom primeraných technických alebo organizačných opatrení.

Sprostredkovatelia a ostatní externí dodávatelia

Pri spracúvaní osobných údajov spolupracujeme so sprostredkovateľmi a ich dodávateľmi (sprostredkovateľ sprostredkovateľa), ktorými sú:

Trenčiansky samosprávny kraj, K dolnej stanici 7282/20 A, Trenčín, IČO: 36 126 624,
Asseco Solutions, a.s., Plynárenská 7/C, Bratislava, IČO: 00 602 311,
CRYSTAL CONSULTING, s.r.o., Jilemnického 3, Trenčín, IČO: 35 788 402,
Wega LH, s.r.o. ul. SNP 750, Liptovský Hrádok, IČO: 36 389 561.
AMSO.SK, s.r.o., Bratislavská ul. 4051/40, Dubnica nad Váhom, IČO: 47688173.

Účely spracúvania osobných údajov

S cieľom transparentného poskytovania informácii dotknutým osobám si vás dovoľujeme oboznámiť o spracúvaní osobných údajov, a to pre nasledujúce účely spracúvania:

Poskytovanie sociálnych služieb

Za účelom poskytnutia sociálnej služby spracúvame osobné údaje týchto dotknutých osôb:

fyzická osoba – čakateľ,
fyzická osoba – súdom ustanovený opatrovník čakateľa,
žiadatelia o uzatvorenie zmluvy,
prijímateľ sociálnej služby a ich zákonní zástupcovia, príp. súdom ustanovený opatrovník žiadateľa,
dieťa žiadateľa,
lekár, zúčastnené fyzické osoby, zamestnanec,
fyzická osoba, ktorá platí úhradu za prijímateľa sociálnej služby.

Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame činnosti spracúvania:

Vedenie zoznamu čakateľov na poskytnutie služby (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, adresa trvalého, príp.prechodného pobytu, dátum narodenia, štátne občianstvo, podpis, výška príjmu, ďalšie osobné údaje obsiahnuté v ostatných čakateľom predložených dokumentoch).
Uzatvorenie zmluvy o poskytovaní sociálnej služby (spracúvame napríklad meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorej sa má poskytovať sociálna služba, dátum narodenia a adresu jej pobytu; druh sociálnej služby a formu sociálnej služby; deň začatia poskytovania sociálnej služby a čas poskytovania sociálnej služby; potvrdenie o príjme a doklady o majetkových pomeroch fyzickej osoby, ktorej sa má poskytovať sociálna služba, a osôb, ktorých príjmy sa s ňou spoločne posudzujú a spoločne započítavajú; meno a priezvisko fyzickej osoby – súdom ustanovený opatrovník klienta, dátum narodenia a adresu jej pobytu).
Uzatvorenie zmluvy o platení úhrady za sociálnu službu (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, číslo OP alebo cestovného pasu, adresa trvalého pobytu, podpis).
Vedenie registra obmedzení (spracúvame napríklad meno, priezvisko a dátum narodenia, spôsob a dôvody obmedzenia prijímateľa sociálnej služby, dátum a čas trvania tohto obmedzenia, opis okolností, ktoré viedli k obmedzeniu prijímateľa sociálnej služby, s uvedením príčiny nevyhnutného obmedzenia, opatrenia prijaté na zamedzenie opakovania situácie, pri ktorej bolo nevyhnutné použiť obmedzenie; meno, priezvisko a podpis lekára; meno, priezvisko a podpis sociálneho pracovníka, ktorý sa k použitiu obmedzenia písomne vyjadril a popis zranení, ktoré utrpeli zúčastnené fyzické osoby).
Platenie úhrady za poskytovanú službu (spracúvame napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia).
Vedenie evidencie prijímateľov sociálnej služby (spracúvame napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, dátum, odkedy je im poskytovaná sociálny služba).
Vedenie ošetrovateľskej starostlivosti (spracúvame napríklad meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorej sa poskytuje sociálna služba, dátum narodenia a adresu jej pobytu; rodné číslo, zdravotný stav, diagnózy, druh služby).
Individuálne plánovanie (spracúvame napríklad meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorej sa poskytuje sociálna služba, dátum narodenia a adresu jej pobytu; rodné číslo, zdravotný stav, diagnózy, druh služby).

Právny základ spracúvania:

Čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
Čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, a to napríklad zákon č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov.

Prípadné poskytovanie údajov príjemcom:

S ohľadom na zásadu zákonnosti poskytujeme osobné údaje príjemcom, ktorými sú:

Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny, príslušný úrad práce, sociálnych vecí a rodiny, vyššie územné celky, Sociálna poisťovňa a.s., príslušné zdravotné poisťovne,
poskytovatelia zdravotnej starostlivosti, školské zariadenia, daňové úrady,
Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky a ďalšie orgány verejnej moci.
Dĺžka uchovávania osobných údajov:
Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu poskytovania sociálnych služieb uchovávame v rôznych lehotách, v zmysle nášho schváleného registratúrneho plánu a poriadku, a to napríklad:
uchádzači – 10 rokov; rozhodnutie o povinnej úhrade – 10 rokov; klientské karty – 10 rokov po ukončení pobytu; lekárske posudky – 10 rokov; zdravotné karty – 20 rokov.

Dĺžka uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu poskytovania sociálnych služieb uchovávame v rôznych lehotách, v zmysle nášho schváleného registratúrneho plánu a poriadku, a to napríklad:

uchádzači – 10 rokov; rozhodnutie o povinnej úhrade – 10 rokov; klientské karty – 10 rokov po ukončení pobytu; lekárske posudky – 10 rokov; zdravotné karty – 20 rokov.

Vedenie účtovnej agendy

Za účelom preukázateľne vedeného účtovníctva spracúvame osobné údaje týchto dotknutých osôb:

zamestnanci/bývalí zamestnanci,
dodávatelia a ich zamestnanci,
klienti alebo ich zástupcovia.

Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame aj tieto činnosti spracúvania:

Spracovanie faktúr (spracúvame názov organizácie, titul, meno, priezvisko, emailová adresa, telefonický kontakt).
Spracovanie ostatných daňových dokladov a bankových výpisov (spracúvame napríklad názov organizácie, titul, meno, priezvisko, emailová adresa, telefonický kontakt, číslo bankového účtu).

Právny základ spracúvania:

Čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, a to napríklad zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov; zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve; zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

Prípadné poskytovanie údajov príjemcom

S ohľadom na zásadu zákonnosti poskytujeme osobné údaje príjemcom, ktorými sú:

Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, príslušný daňový úrad a iný oprávnený subjekt.

Dĺžka uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu vedenie účtovníctva uchovávame v rôznych lehotách, v zmysle nášho schváleného registratúrneho plánu a poriadku, a to napríklad:

knihy faktúr – 10 rokov; knihy pohľadávok a záväzkov – 5 rokov; faktúry dodávateľsko – odberateľské – 5 rokov; bankové výpisy – 5 rokov.

Správa registratúry

Za účelom správy registratúry spracúvame osobné údaje týchto dotknutých osôb:

fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia korešpondencie,
majiteľ elektronickej schránky a ním určené oprávnené osoby,
dotknuté osoby, ktorých osobné údaje sú archivované v zmysle zákona o archívoch a registratúrach.

Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame aj tieto činnosti spracúvania:

Evidencia prijatej a odoslanej pošty (spracúvame titul, meno, priezvisko, podpis, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo).
Komunikácia prostredníctvom elektronickej schránky (spracúvame rodné číslo, titul, meno, priezvisko, podpis, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo, rozsah oprávnení).
Vyraďovanie dokumentov (spracúvame osobné údaje údaje v rozsahu archivovaných dokumentov).

Právny základ spracúvania:

Čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, a to napríklad zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Govermente).

Prípadné poskytovanie údajov príjemcom

S ohľadom na zásadu zákonnosti poskytujeme osobné údaje príjemcom, ktorými sú:

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky a iný oprávnený subjekt.

Dĺžka uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu správy registratúry uchovávame v rôznych lehotách, v zmysle nášho schváleného registratúrneho plánu a poriadku, a to napríklad:

korešpondencia – 5 rokov.

Prezentácia organizácie

Za účelom prezentácie organizácie spracúvame osobné údaje týchto dotknutých osôb:

klient – prijímateľ sociálnej služby,
zamestnanec prevádzkovateľa,
prijímateľ informačného newslettra.

Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame tieto činnosti spracúvania:

Zverejňovanie fotografií a ostatných informácií týkajúcich sa dotknutej osoby (spracúvame fotografiu, meno, priezvisko a ostatné informácie týkajúce sa života dotknutej osoby).
Zasielanie informačného newslettra (spracúvame email príjemcu).

Právny základ spracúvania:

Čl. 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ktorým je súhlas.

Prípadné poskytovanie údajov príjemcom

S ohľadom na zásadu zákonnosti neposkytujeme osobné údaje ďalším príjemcom.

Dĺžka uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje spracúvame počas troch rokov od udelenia súhlasu alebo do odvolania súhlasu. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

Vedenie agendy uchádzačov o zamestnanie

Ak sa chcete stať súčasťou nášho kolektívu, potom vaše osobné údaje budeme spracúvať výhradne za účelom výberu zamestnancov v rámci prebiehajúceho obsadzovania voľnej pracovnej pozície. Vaše osobné údaje sa stanú súčasťou našej databázy uchádzačov o zamestnanie (napríklad keď nereagujete na konkrétnu pracovnú ponuku) len vtedy, ak nám k tomu udelíte svoj súhlas.

Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame činnosti:

Získavanie a evidencia žiadostí o prijatie do zamestnania počas obsadzovania voľnej pracovnej pozície (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, adresa, telefonický a emailový kontakt, údaje o vzdelaní a ďalšie osobné údaje obsiahnuté v životopise, v motivačnom liste a v ostatných uchádzačom predložených dokumentoch).
Realizácia pracovného pohovoru (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, údaje o vzdelaní a ďalšie osobné údaje obsiahnuté v životopise, v motivačnom liste a v ostatných uchádzačom predložených dokumentoch a údaje získané počas pohovoru s uchádzačom).
Uchovávanie žiadostí o prijatie do zamestnania po ukončení výberového konania (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, adresa, telefonický a emailový kontakt, údaje o dosiahnutom vzdelaní).

Právny základ spracúvania:

Čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, a to zákon č. 311/2001 Z. z. zákonník práce.

Čl. 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ktorým je súhlas so spracúvaním.

Prípadné poskytovanie údajov príjemcom:

Osobné údaje uchádzačov o zamestnanie neposkytujeme žiadnym ďalším príjemcom.

Dĺžka uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje budeme spracúvať počas trvania výberového konania, po jej uplynutí (v prípade, ak nám k tomu udelíte súhlas) 2 roky. Aj napriek tomu však môžete súhlas kedykoľvek odvolať aj pred uplynutím tejto doby, bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním. Vaše rozhodnutie budeme plne rešpektovať a vaše osobné údaje z databázy uchádzačov o zamestnanie bezpečne zlikvidujeme.

Práva dotknutej osoby

Ako dotknutá osoba máte tieto práva:

Vyžadovať prístup k vašim osobným údajov, to znamená že máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov vám budú vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
Vyžadovať opravu vašich osobných údajov, to znamená že prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Vyžadovať vymazanie vašich osobných údajov. To znamená, že máte právo nás požiadať o vymazanie vašich osobných údajov.
Vyžadovať obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov. To znamená, že za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
Namietať spracovanie vašich osobných údajov.
Vyžadovať prenositeľnosť vašich osobných údajov.

Keď máte pochybnosti o zákonnosti spracúvania vašich osobných údajov môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, to znamená, že ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 2 3231 3214; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk.

Vytlačiť